Voorbeeld legenda
 

Draaiboek evenementen

 

Evenementen

In veel steden worden het hele jaar door evenementen georganiseerd. Evenementen dragen bij aan een afwisselend cultureel aanbod en verhogen de participatie van de bevolking. Steden hebben echter ook hun beperkingen. De hoge bevolkingsdichtheid, de oude binnensteden met veelal dichte bebouwing en de smalle straten hebben consequenties voor bijvoorbeeld het toegestane geluidsniveau of het bezoekersaantal. Daarnaast is het onwenselijk dat door stremming van het verkeer delen van de stad onbereikbaar zijn: overlast voor bewoners, winkels en bedrijven kan niet ongelimiteerd plaatsvinden. Ook zijn er natuurlijk grenzen aan de inzet van gemeentelijke diensten en de politie.


Verkeersregeling

Een evenement heeft een verkeersaantrekkende werking. Om een evenement veilig te laten verlopen en om de overlast voor omwonenden zo beperkt mogelijk te houden, moet een evenement daarom aan een aantal regels voldoen. Het bevoegd gezag, dat tot het houden van het evenement vergunning wil verlenen, zal daarom als voorwaarde stellen dat verkeersregelend moet worden opgetreden.


In een draaiboek wordt voor iedereen duidelijk gemaakt onder welke voorwaarden een evenement kan plaatsvinden. Het draagt bij aan een soepel verloop van de vergunningaanvraag, een efficiënte samenwerking tussen alle betrokken partijen en daarmee aan een veilig en ongestoord verloop van het evenement.


Draaiboek

Elk evenement kent dezelfde vier fasen te weten:

  • Voorbereidingsfase
  • Opbouwfase
  • Uitvoeringsfase
  • Afbouwfase


Doordat alle evenementen dezelfde fasen doorlopen heeft Veringmeier Verkeersmanagement qua opzet een standaard draaiboek ontwikkeld dat flexibel op onderdelen inhoudelijk kan worden aangepast ten behoeve van verschillende soorten evenementen. Met behulp van het draaiboek wordt bereikt dat het gehele proces systematisch wordt doorlopen en dat alle (soms verplichte) stappen worden genomen. Tevens kan een uitgewerkt draaiboek worden gehanteerd bij een evaluatie van evenementen die hebben plaatsgevonden.


In het draaiboek worden alle stappen vastgelegd welke noodzakelijk zijn om te komen tot een (verkeers)veilige realisatie van evenementen.
In het draaiboek kan worden opgenomen:

  1. Het duidingsplan
  2. Het vergunningenplan
  3. Het verkeersplan
  4. Het communicatieplan
  5. Het milieuplan
  6. Het werkplan met tijdschema
  7. Het Veiligheids- & Gezondheidsplan
  8. Het calamiteitenplan




Verkeersmaatregelen

Een belangrijk aspect voor evenementenorganisatoren en exploitanten van locaties is de goede bereikbaarheid en een tevreden bezoeker. Het opstellen van een verkeerscirculatieplan, aangevuld met bijvoorbeeld een bordenplan of parkeerplan, zorgt voor duidelijkheid bij uw eigen organisatie én ook bij gemeente en politie. Veringmeier Verkeersmanagement is gespecialiseerd in het analyseren van verkeerspatronen bij evenementen en locaties. Aan de hand van de gemaakte analyse kunnen wij een compleet verkeersplan opstellen.

Het belangrijkste kenmerk (en daarmee tevens het belangrijkste knelpunt) voor parkeren bij evenementen is dat het normaal beschikbare aantal parkeerplaatsen onvoldoende is voor het verwachte aantal bezoekers. Om dit knelpunt op te lossen is vrijwel altijd een parkeerplan nodig, waarin vermeld wordt hoe het gemis aan parkeerplaatsen wordt gecompenseerd. Wanneer dit niet uitsluitend gebeurt door maatregelen met betrekking tot parkeren, wordt ook wel gesproken over een mobiliteitsplan of vervoersplan.

Het parkeerplan kenmerkt zich typisch door een inventarisatie van het beschikbare aantal parkeerplaatsen in relatie tot het (verwachte) benodigde aantal parkeerplaatsen. Impliciet betekent dit dat bij een tekort aan parkeerplaatsen, ook de alternatieve parkeerterreinen in het parkeerplan worden opgenomen. Voor ieder parkeerterrein worden vervolgens de karakteristieken bepaald, zoals capaciteit en bodemgesteldheid. Dit zijn de belangrijkste voorwaarden voor de logistieke kant van het parkeerplan: hoe wordt het parkeren georganiseerd. Indien nodig kan hierbij een relatie worden gelegd met het verkeersplan, en in veel gevallen kan het parkeerplan dan ook als onderdeel van het verkeersplan of mobiliteitsplan worden gezien.

De verkeersmaatregelen zelf zijn gebonden aan geldende wet- en regelgeving op het gebied van verkeer (Wegenverkeerswet, Besluit Administratieve Bepaling Wegverkeer). Dat houdt onder meer in dat voor bepaalde maatregelen een verkeersbesluit genomen dient te worden en/of dat de wegbeheerder een vergunning moet afgeven. Voorbeelden hiervan zijn het plaatsen van bewegwijzering of het afsluiten van (doorgaande) wegen. Overheden stellen in hun vergunning of toestemming ook regelmatig voorwaarden aan het verkeersplan. Daarbij kunt u denken aan een ongehinderde toegang voor hulpdiensten, een goede doorstroming voor het verkeer of het beperken van vertragingen voor lijnbussen. Het is heel belangrijk om met dergelijke aspecten rekening te houden, omdat het al of niet naleven van deze voorwaarden effect kan hebben op toekomstige edities van uw evenement.


Uitvoeringsinstructies

U verzorgt de uitvoering zelf, met eigen vrijwilligers of medewerkers, of u huurt een extern bedrijf in voor de uitvoering. U heeft dus feitelijk het voordeel van een onafhankelijke partij voor het opstellen van het verkeersplan. Wij hebben diverse contacten, welke wij eventueel kunnen benaderen om de uitvoering voor rekening te nemen.


Veringmeier Verkeersmanagement zorgt altijd voor een goede overdracht vanuit de voorbereiding naar de uitvoering en kan daarbij ook instructies aan de uitvoerenden verzorgen.

De ervaring is dat een stukje voorbereiding van uw mensen bijdraagt aan een goede uitvoering van het evenement. Uw mensen weten wat zij moeten doen in een bepaald geval en zijn niet snel verrast bij een grote drukte. Deze uitleg en instructie van uw vrijwilligers of medewerkers kunnen wij voor u verzorgen. (Voor een instructie verkeersregelaar is medewerking van de politie vereist!)

In het verkeersplan worden desgewenst scenario's opgenomen voor een aantal mogelijke gebeurtenissen. Denk hierbij aan het binnenloodsen van een ambulance naar het evenemententerrein. Middels de instructie vooraf bereiden wij uw medewerkers daar op voor.

Kosten

Ieder advies is maatwerk.


De kosten voor het advies zijn afhankelijk van uw wensen en de omvang van het project.

Wij komen graag naar u toe om op basis van uw specifieke wensen een vrijblijvende aanbieding te doen.